欧博官网档案实体分类法

（2019年修订）

 

为了深入贯彻实施《高等学校档案实体分类法》 《高等学校档案工作规范》，推进欧博档案分类、编号、排架、检索等工作标准化、规范化，更好地服务学校中心工作，特制定本办法。

一、编制原则

1、本办法结合欧博档案工作历史、现状和发展前景而编制，既要求有较强的思想性、科学性和适应性，又要求符合欧博客观实际，是学校各类档案分类编号、实行科学管理的依据。

2、按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

3、在充分反映学校档案形成的自然规律和内容特点的前提下，建立统一的实体分类体系，把同一门类的管理性和业务性文件材料集中一起。

 

二、分类结构说明

（一）一级类目的划分与标识

一级类目是学校档案实体分类的最高层位。包括党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会、人物、声像、实物共13个大类。其标识符号取该类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如党群类标识符号：DQ，行政类标识符号：XZ，教学类标识符号：JX等。

1、DQ 党群  主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

2、XZ 行政  主要包括行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外)在工作中形成的文件材料。

3、JX 教学  主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

4、KY 科学研究  主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

5、CP 产品生产与科技开发  主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

6、JJ 基本建设  主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

7、SB 仪器设备  主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

8、CB 出版  主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

9、WS 外事  主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

10、CK 财会  主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

11、SX 声像  主要包括各种活动中形成的如照片、声像、光盘等特殊材料。

12、SW 实物  主要包括各种活动中形成的如奖品、证书、印信等实物材料。

13、RW 人物  主要包括人物档案范畴的个人，在教学科研、党政管理活动中形成的如著作、论文、笔记、照片、实物等材料。

（二）二级类目、三级类目等的设置与标识

二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。欧博二、三级类目设置的标准详见各级类目代号简表。

二级类目一般均采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余依次为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。除教学、科研、基建、声像类设置固定的三级类目外，其他各类均为二级类目，并全部在最后一级类目设置保管期限标志（永久Y、定期D）。

（三）档号的编制

档号编制体现唯一性、合理性、稳定性，所有档案不得重号；档号要求方便插卷，使其有充分扩展的余地；档号不得随意变动；档号要能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。

学校档案实体分类的档号由全宗号、部门号、年度号、分类号、保管期限+件（案卷）号组成，用连接号“—”连接各组代码，表现形式为：全宗号-部门号-年度号-分类号-保管期限+件（案卷）号。如：2012-XCB-SX-DZ12-1-Y1，2012年-宣传部-声像类党政-照片-永久第1件；2018-GJC-WS12-D9，2018年-国际处-外事类出国-定期第9件。

1、部门号由部门简称的拼音首字母组成，如党政办：DZB。

2、年度号由四位阿拉伯数字组成，如“20XX”。（注意：一般按照文件材料的属性采用自然年度，项目类采用结题年度，学籍管理类采用毕业年度，基建项目类采用竣工年度，仪器设备类采用仪器设备购置的年度，产品项目类采用产品鉴定或定型年度）

3、分类号是档号的主体，一般由一、二类目的标识符组成。根据实际需要设组合类目，如“声像类”：SX-DZ；“人物类”：RW-人名首字母拼音。如：“党委会议记录”的分类号，由一、二级类目组成为“DQll”；“研究生学籍管理材料”的分类号，由一级、二级、三级类目组成为“JXl2-3”。“党政办接待省领导来校调研的照片材料”的分类号，SX-DZ12-8。

4、件（案卷）号是所选择的分类号中最下位置的案卷顺序号，由于案卷数量不同，案卷号不限级数，用阿拉伯数字按1～n标识。

5、基建、设备、出版、产品类目，均以每个项目为单位随机编制“母件”号，再编制“子件”号。科研类则在三级类目后编制“子件”号。基建、设备、出版、产品、科研以每个项目为单位，保管期限就高不就低。财会类中，先分年度再按机构进行整理编号。

 

三、分类简表

一级类目	二级类目
DQ 党群类	11  党务综合（校党委、党总支、直属支部等材料入此）
	12  纪检、监察
	13  组织（党校、党代会等材料入此）
	14  宣传教育
	15  统战（民主党派材料入此）
	16  工会（教代会、工代会、女工等材料入此）
	17  团委（学生社团等材料入此）
	18  发展规划
一级类目	二级类目
XZ 行政类	11  行政综合
	12  人事、师资
	13  审计
	14  保卫、综治
	15  后勤服务
	16  档案、图书、文博
	17  离退休
	18  学工、武装、心理
	19  校友合作
	21  信息化建设
一级类目	二级类目		三级类目
JX 教学类（除11综合外，其余二级类目下均设置三级类目）	11  综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖等材料入此）
	12  研究生教育		1  实验与实践教学（专业设置、专业认证、实验室建设材料入此）
			2  招生工作
			3  学籍管理
			4  课堂教学（计算机、英语、汉语等级统考材料入此）
			5  学位工作（学位审核材料入此）
			6  毕业生工作（毕业生信息反馈工作入此）
			7  教材
	13  全日制本、专科教育		同   上
	14  民办二级学院
	15  成人教育（含继续教育）
一级类目	二级类目		三级类目
KY 科研类	11  综合（科研经费管理、学术活动、专利材料入此）
	12  社会科学		1  国家级项目
			2  省部级项目
			3  市厅级项目
			4  校级项目
	13  自然科学		同上
一级类目	二级类目		三级类目
JJ 基本建设类	11  综合
	［12]按单项工程设置类目		1  建设单位形成文件
			2  设计单位形成文件
			3  监理单位形成文件
			4  施工单位形成文件
			5  项目维修形成文件
一级类目	二级类目
SB仪器设备类	11  综合
	12  硬件类
	13  软件类
	14  其他类
一级类目	二级类目
CP产品 生产类	11  综合
	[12]按产品项目设置类目
一级类目	二级类目
CB 出版类	11  综合
	[12] 按出版物名称设置类目
一级类目	二级类目
WS 外事类	11  综合
	12  出国（境）（政审材料、外汇经费、延长期限材料入此）
	13  来校（接待外宾登记表等材料入此）
	14  国际交流与合作
	15  外国留学生工作
一级类目	二级类目
CK 财会类	11  综合
	12  会计报表
	13  会计帐簿
	14  会计凭证
	15  工资清册（奖金、助学金、公积金、医保、物业管理）
一级类目	组合类目	二级类目
RW 人物类	人物姓名（取每个字的拼音首字母）	11  学术论文、译文
		12  专著、译著、重要文稿（手稿、讲稿)等
		13  教材
		14  录像带、录音带
		15  照片（底片）
		16  生平简历
		17  其他
一级类目	组合类目	二级类目		三级类目
SX 声像类	DZ  党政	12  照片 13  磁盘 14  光盘 15  录像带 16  录音带 17  影视胶片 18  幻灯片 19  缩微胶片 21  其它		1  综合管理 2  重要会议及重大活动（含上级领导来校视察和知名人士来校活动） 3  教学、科研、资产设备等活动 4  外事活动 5  文艺体育活动 6  校园建设 7  成果荣誉 8  人物及纪念性集体合影 9  其它
	JX  教学	同上		同上
	KY  科研	同上		同上
	JJ  基建	同上		同上
	SB  设备	同上		同上
	CB  出版	同上		同上
	WS  外事	同上		同上
	RW  人物	同上		同上
	JT  军事体育	同上		同上
	WY  文娱艺术	同上		同上
一级类目	二级类目
SW 实物类	11  综合
	12  废止印信（钢印、铜印、胶印、木印）
	13  题词画作（签到册）
	14  奖状（含荣誉证书、光荣册）
	15  奖杯、奖牌、锦旗、奖章
	16  礼品、纪念品
	17  文博、名人字画
	18  校牌、匾
	19  徽章
	21  有收藏价值的教学科研设备设施
	22  科技创造
	23  其他

注：“[  ]”代表随机符号。

 

 

 

 

附：关于修订《欧博官网档案实体分类法》的说明

 

为了适应学校档案工作日益发展的需要，我们组织了广泛调研，在认真学习研究《欧博官网档案实体分类法》（2016年稿）基础上，结合档案实际工作经验，修订出台《欧博官网档案实体分类法》（2019年稿）。现将修订说明如下：

1、原分类体系、保管期限标志基本不变。

根据《归档文件整理规则》（DAT22—2015）及《湖南省档案局关于贯彻实施〈归档文件整理规则〉（DA/T22-2015）的通知》精神，将保管期限设为永久（Y）、30年（D）、10年（D）。各单位（部门）按每年度《学校各单位（部门）与分类号对照表》及《欧博官网各部门归档材料范围与保管期限表》等要求归档。

2、档号编制增加了单位（部门）号。

原分类法体现的是同一归档部门的档案不重号，为实现档案管理系统馆藏所有档案不重号的要求，档号编制增加了单位（部门）号，简称部门号。档号模式为：全宗号-部门号-年度号-分类号-保管期限+件（案卷）号。

3、部门号由部门简称的拼音首字母组成。

部门号每年9月重新修订编排，按校党政办《关于公布各单位（部门）规范化简称的通知》（最新）排序给号。如有重复，则后者按全称前三位拼音首字母组成。

4、一级类目由十类增加到十三类。

为适应学校发展变化，在原有十类类目基础上，增设人物类、实物类；将原附表内的声像类正式列为一级类目。为方便特殊档案归档需要，人物类、实物类、声像类增设组合分类，如声像类：SX-DZ，人物类：RW-ZJL(郑健龙)。

5、增设并修改了部分二级、三级类目。

增设行政类二级类目：21信息化建设。

增设修改仪器设备类二级类目：12  硬件类；13  软件类；14  其他类。

增设基建类三级类目：1 建设单位形成文件，2 设计单位形成文件，3 监理单位形成文件，4施工单位形成文件，5 项目维修形成文件。

增设声像类三级类目：1综合管理，2重要会议及重大活动（含上级领导来校视察和知名人士来校活动），3教学、科研、资产设备等活动，4外事活动，5文艺体育活动，6校园建设，7成果荣誉，8人物及纪念性集体合影，9其它。

修改行政类二级类目：14保卫、武装改为保卫、综治，15后勤与基建改为后勤服务，18学生工作改为学工、武装、心理。

修改科研类三级类目：2部级项目改为省部级项目，3省级项目改为市厅级项目。

2019年档案著录及归档移交工作按照此分类法执行。