（2019年修订）

 

第一章  总  则

第一条  依据《中华人民共和国档案法》和国家教育部《高等学校档案工作规范》《高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合本校实际，制定本办法。

第二条  学校档案工作严格实行文件材料形成部门和课题组立卷的部门立卷归档制度。即由立卷人按文件材料的形成规律，加以系统整理组卷或按件装盒，编排页号或件号，填写卷内目录或文件目录，拟写案卷标题或编制档号，确定保管期限或密级，交本部门档案工作人员检查，装订后向学校档案部门移交，档案部门应派人指导立卷工作。

第三条  学校各二级单位均为立卷部门。各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定1～4名兼（专）职档案人员，负责本部门形成档案的收集、整理、归档和移交工作。

 

第二章  立卷原则

第四条  归档的文件材料应齐全、完整，能准确、全面地反映学校和部门的真实情况和主要活动，必须对学校当前与将来具有查证和参考作用。

第五条  立卷应按文件材料的自然形成规律，保持它们之间的有机联系，并适当照顾文件材料的保存价值，使案卷便于保管和利用。

 

第三章  立卷要求

第六条  文件材料的质量是档案质量的基础，为保证文件材料的质量和归档文件的齐全、完整，要求各部门（单位）把好拟文、办文关，做好以下几项工作：

（一）杜绝不规范公文的产生。拟文人必须按规定的拟文格式和程序拟文，文件日期必须写明年、月、日。必须用统一的拟文纸，禁止使用不规范的纸张；拟写文件、领导批示都须用碳素墨水或蓝黑墨水，禁止用字迹不牢固的书写工具（如圆珠笔、铅笔、红墨水和纯蓝墨水等）书写归档材料。

（二）各部门（单位）文件收发必须有专人负责。各部门应设收、发文登记本，文件收发一定要进行登记、签收，保证每份文件落处清楚。

（三）各部门文书处理人员要做好文件的传阅和回收工作。

（四）文件经办人员在文件办理完毕后应及时主动退回文书处理人员。文书人员要及时催退办理完毕的文件，以保证文件的齐全。

（五）文书处理人员要根据本部门历年形成文件的情况准备若干卷夹，将平时处理完毕的文件材料及时归入相应的卷夹内。文件材料多的部门，平时要定期进行整理，发现短缺，及时补全。

（六）文书处理人员要把好本部门形成的文件材料的质量关，要对本单位拟写的文件的格式、用印、日期、书写材料、用纸规格等进行检查，对于不符合要求的，要请有关人员更正。

第七条  为保证各部门立卷归档质量，特做如下要求（教职工人事档案、学生档案立卷归档要求另行规定）：

（一）归档内容，按照欧博官网各门类档案管理实施细则执行。

（二）归档重点，以本校或本部门形成的文件材料为主。上级针对学校的人或事的发文或者是指令性、指导性文件、通知、批复，应视为本校文件归档。

（三）归档的材料必须为原件（稿）。载体和书写材料均须质地优良、书绘工整、声像清晰、规格统一、签章完备，符合规范和标准。

（四）凡归档的本校（部门）形成的文件及与外单位签订的合同、协议书等文件材料，均须加盖公章。

（五）兼（专）职档案人员要在当年年底或次年年初，按要求整理本部门形成的和收到的文件材料。检查分类是否合理，文件材料是否齐全、完整（齐全是指本部门各项活动中形成的材料是否归齐；完整是指一次活动中形成的各种材料是否都有或指一份文件的手稿、正文、底稿、附件，申请与批复是否齐全）。发现短缺应向领导汇报，并设法补全。剔除不需归档的文件材料。

（六）归档的文件材料必须经过整理、鉴定，并由归档部门提出保管期限和保密意见，经档案馆审查后归档。

（七）归档案卷必须按规定填写卷内目录。卷内目录必须采用计算机打印。

（八）凡因学校合并，合并前的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，由合并后的学校档案部门单列全宗，统一保存、保管。学校合并或机构变动时，各撤销、合并的部门和单位的档案，一定要全部征集上来，不得散失。

（九）不归档的文件材料。上级普发供参阅、不办的文件材料；上级机关征求意见未定稿的文件；重份文件；无查考价值的事务性、临时性文件；未经讨论、领导未签发、未生效的文件；一般询问性、提一般建议的群众来信；非隶属机关抄送不需办理的文件材料。

 

第四章  立卷分工

第八条  综合性收文，由党政办立卷归档。专业性或具体业务性收文由党政办登记编号后，交相关职能部门执行，并由职能部门将承办的结果性文件材料与上级发文一并立卷归档。

第九条  以学校名义对外发文及全校性、综合性文件材料由党政办立卷。其余由各职能部门或教学单位负责相应门类的立卷。

第十条  学校召开的各种全校性或专业性会议材料由主办部门归档。

第十一条  校内各部门向校党委或校行政的请示、报告及相应的批复、批转件，由党政办立卷归档。

第十二条  党委书记、副书记、校长、副校长在校内外的重要讲话稿，由党政办分别收集归档。

第十三条  校内由两个以上部门（单位）协办事项的文件材料，由主办单位负责汇总归档。与外单位合作完成的项目，若欧博为负责单位，经办部门须负责归档一套完整的档案；若欧博为协作单位，则只归档与承担任务有关的部分。

第十四条  立卷归档涉及各个部门的，由主管职能部门归档，其他部门向主管职能部门集中。

第十五条  撤销（合并）机构、临时机构形成的文件材料，在机构撤销（合并）之前由本机构负责立卷归档和移交。

第十六条  重要的来信来访材料（记录、批复、复信等）由承办部门归档。

第十七条  综合档案（教学、科研、基建、仪器设备、产品生产与科技开发、出版、外事、财会、声像、人物、实物）由各相关部门和课题组、项目负责人负责立卷归档。可按欧博官网各类档案归档细则、欧博官网纸质档案整理工作步骤执行。具体分工如下：

（一）教学档案JX（教务处、研究生院、国际学院、继教学院、城南学院、招就处、高教所、体育学院、各学院等）

1、教学档案主要包括教学综合管理文件、招生、就业、学籍管理、学科与实验室建设、课堂教学与实践、教材、学位、师资、课表等方面的材料。

2、实行教学与教学管理部门主持立卷归档的责任制。教学兼职档案员必须将本单位形成的教学档案材料收集齐全，整理立卷，经审查验收后归档。

3、归档教学档案材料必须是原件。

4、在组卷时，应按不同问题进行组卷，每卷材料力求保持其有机联系，即批复在前，请示在后；正稿在前，底稿在后等。可按保管时间长短顺序或收发文时间排列，也可按由上而下的单位级别等排列。

5、归档份数。凡原始材料，各种文字材料、手稿及正本，一般归档一份。重要和经常使用的应酌加副本，以便保护原件。

6、归档时间。属教学管理性文件于次学年6月底以前进行归档；手工书写应用不褪色的黑色碳素墨水，字迹要求工整清晰。

7、学生毕业、学位授予、休学、退学、复学、转学、提前毕业等情况要在学籍表中注明。

8、学生入学登记表中的照片要用原件，学生填表时必须用不褪色的黑色碳素墨水。

9、毕业审查和学位评定的有关项目，要填写毕业审查和学位评定结果并盖章。

（二）科研档案KY（科研部、人社处、院士办、各学院等）

反映学校科学研究管理和科研项目（课题）活动的文件材料，由科研处负责收集、整理和归档；

1、科研档案实行由科研管理机构、各单位科研秘书和课题项目负责人主持立卷归档的责任制。对学校科研管理文件和立项的各类科研课题资料实行档案馆统一管理，对未立项科研成果材料可由基层部门自行立卷，短期保存。

2、科研管理部门在布置、下达科研任务时，应向科研项目、课题承研单位和个人同步下达科研档案归档要求。

3、归档的科研文件材料必须是原件（定稿）。做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图像清晰，装订整齐，禁用字迹保存不长久的书写工具。

4、归档份数。凡原始资料、各种文件材料手稿，一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本，以便保护原件。

5、凡几个单位协作的项目，由主办单位负责立卷归档。

6、重大科研成果评审、鉴定时，应通知档案馆人员参加，负责对科研文件材料进行登记，检查是否合符归档要求，提出审查意见，须写入科研成果鉴定书。

7、申报科研成果评奖时，应由档案馆出具科研成果档案材料齐全合格证明，方可申报。成果获奖后，应将申报获奖材料原件送档案馆保存。

（三）产品与科技开发类CP（成果转化中心、资产投资公司等）

反映学校产品生产与科技开发活动的文件材料（主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等），由学校校办企业等部门负责收集和整理，在规定时间内向学校档案馆移交。

（四）基建类档案JJ（后勤与基建处）

基建档案反映学校基本建设管理和基本建设工程项目活动的基建类文件材料（图纸）及学校房屋、地产的重要文件资料，由学校基建处和房管部门负责收集、整理和归档；

1、学校基建工程和建筑维修、改造形成的有关材料应按时依法交档案馆集中统一管理。归档的基建档案和后勤维修文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。工程竣工和维修改造结束后，应将各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，包括基建项目的提出、各类批文、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产设备、竣工等工作过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像等全套材料向档案馆归档。

2、凡归档的文件材料均应是原件，做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹清楚，图面清晰、整洁，不得用易褪色的书写材料书写。

3、具有法律凭证作用的文件材料，签字和印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。如报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后考查。

4、归档份数。竣工图一般归档不少于一套，文字材料、底图和声像材料各归档一套。

5、凡具有法律凭证作用的重要文件材料（审批文件、产权证明、处理产权纠纷等材料）在办理、处理完毕后应及时归档；竣工图、施工文件材料、声像材料在竣工验收后三个月内归档；管理性文件材料如无遗留问题应在工程竣工交付使用后三个月内归档。

6、基建档案立卷程序。卷内文件按正件在前，附件在后；印件在前，原件在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列，即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图。

7、基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）保管。蓝图大于卷盒的以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打边。蓝图、底图可以一组具有有机联系的图纸为一件。

8、基建管理部门和工程项目负责人应按归档范围分别做好基建档案材料的收集、整理工作。

9、学校在基建项目发包时，应要求施工单位在工程竣工时，提交一套完整的经过编制、整理、审核、验收的文件、工程材料（包括竣工图在内）给档案馆保存。基建处应将此要求在发包合同中明确规定，并从基建总投资中扣留5%作为基建档案保证金，待基建档案材料归档验收合格后返还给工程项目承建公司。

10、竣工图逐张加盖竣工图章，竣工图章内容包括：×××工程竣工图、施工单位名称、建设单位名称、审核人、技术负责人、监理单位名称、监理人和编制人、编制日期。图章规格尺寸为80mm×60mm.

11、填写基建档案资料移交目录，连同案卷交档案馆验收，经检查合格后，双方在目录上签字或盖章，各执一份存查。

（五）设备仪器档案SB、SX-SB（国资处、工训中心、分析测试中心、各学院等）

凡作为学校固定资产的仪器设备（主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备），在其购置、接收、使用、维修、改造、报废等过程中形成的具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料以及随机技术材料，由国资处负责收集、整理和归档；

1、上级和学校形成的有关仪器设备管理方面的文件材料和价格在十万元以上的大型、精密、贵重仪器、设备的全套随机材料及在购置、验收、测试、运行、维修、报废等全部管理活动中直接形成的各种材料均属仪器设备档案。仪器设备档案必须依法交档案馆集中统一管理。

2、学校仪器设备管理机构应指定一名分管领导和一名兼职档案人员负责设备档案的收集、立卷、归档工作，各院系、中心、实验室等部门也应有领导分管，并确定一名兼职档案人员负责具体管理。

3、校内单位凡购买大型、贵重设备(十万元以上)时，购置单位应通知档案馆参加开箱验收后，再由购置单位将随机材料收集齐全后，按照设备形成过程立卷，保持其材料的有机联系，并确保完整、准确。

4、归档材料不得用铅笔、圆珠笔书写。归档时兼职档案人员应填写归档目录一式两份，连同归档材料交档案馆验收，经检查合格后，双方在目录上签字或盖章，各执一份存查。

（六）出版类档案CB（科研部、相关学院、宣传部等）

学校自行编辑出版的报纸、学报、其它学术刊物及本校出版社出版的书籍等出版类文件材料，由所在部门负责收集、整理和归档；

1、学校期刊出版管理机构应指定一名分管领导和一名兼职档案人员，认真做好部门出版档案的收集、立卷、归档工作。

2、上级和本单位有关出版工作的各种文件、编辑出版合同、协议书以及具有长远参考和凭证作用的各种材料，均属归档范围。

3、凡归档的各种材料，按自然形成的规律和有机联系，分门别类组卷。

4、归档材料不得用铅笔、圆珠笔书写，归档时，应填写归档目录一式两份，连同归档材料交档案馆验收，经检查合格后，双方在目录上签字或盖章，各执一份存查。

（七）外事类档案WS（国际交流处、国际学院等）

学校有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关文件材料等，由国际交流处、国际教育学院等负责收集、整理和归档；

1、凡本校与外国机构、团体或个人在教学、学术研究、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等不同载体的材料，均属外事档案。

2、凡本校人员因公出国（出境）访问、讲学、进修、开会、科研合作等活动中形成的材料都属学校所有，任何个人不得据为己有，不得无故拒绝归档。

3、由学校外事部门牵头联系、组织国外（境外）人员到校学习、讲学、参加会议、科研合作等形成的各类文件、电子、声像材料等应由学校外事部门负责收集、汇总、立卷、归档。国际性会议或活动所形成的文件、电子、声像材料由会议或活动主办单位归档。

4、外事档案的立卷应先将文件资料集中起来，按事由分门别类，检查文件是否完整齐全，有无圆珠笔书写的材料（如有需复印附后）。

5、归档时，应填写归档目录一式两份，连同归档材料交档案馆验收，检查合格后，双方在目录上签字或盖章，各执一份存查。

（八）财会档案（计财处）

反映学校财务管理和会计活动的文件材料（主要包括凭证、帐簿、报表等），由财务处负责收集、整理和归档；

1、学校每年形成的财务管理性文件材料，应在次年5月底前归档，当形成的会计档案，在会计年度终结后，暂由财务部门保管一年，期满后的次年5月底前归档。

2、财务档案应遵循其形成规律和特点，保持其有机联系。根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。有关管理性文件依照党群、行政类公文立卷要求办理。

3、财务档案按会计年度时间进行组卷，不同年度的会计档案材料不能放在一起立卷，应将会计凭证、会计帐簿和会计报表分别组成保管单位。帐簿一般是以本为一个保管单位。

4、对未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，由财务管理部门立卷，交档案馆保管到结清债权债务时为止。

5、档案馆接收财务档案，原则上应保持原装，凡不符合要求的档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。

（九）声像档案SX（学校各部门）

凡在学校各项工作和活动中直接形成的记录和反映工作及活动过程，具有保存和查考价值的各种声像载体和配套文字材料，均属声像档案。声像档案实行由档案馆集中统一管理的制度。另，凡上级颁发给学校的奖状（牌）、证书、奖章、奖杯、光荣册；领导、专家、名人题词，学校过期印章、教职工、学生个人获得的奖状、奖杯、证书（省部级以上奖），凡经学校确定为人物档案范畴的个人，在国内外教学科研、党政管理活动中形成的，具有珍贵保存价值的著作、论文、证书、照片、图表、实物等材料，均归在声像档案类。

1、为确保学校声像材料管理工作的落实，各部门因公产生的有保存价值的声像载体（照片、底片、光盘、录像带等），有义务无偿向档案馆归档。对重大活动产生的声像材料，在活动结束后应立即将声像材料收集齐全后移交档案馆。

2、对声像档案保管与整理技术要求高、数量大、利用率高的部门，可按档案馆的业务要求，设立声像档案分室，按档案管理的要求自行保管部分声像档案，每年年底须将当年学校重大活动的声像材料和网页的新闻内容刻制成光盘和其他载体形式一式两套，连同所有的声像材料目录向档案馆归档。

3、人物声像档案由本人（或家属）及所在部门负责收集、整理和归档；部门撤销（合并），由部门保存的实物档案应与其它档案材料一并向档案馆移交，部门不得私人留存、转移或销毁。

4、归档的声像材料必须是未经加工的原版、原件和能反映各项活动主题的有代表性的材料，其图像清晰、声音清楚，并须标注声像材料产生的时间、地点及简要内容说明等文字。

（十）实物档案SW（学校各部门）

1、实物档案是学校在教学、科研及管理活动中形成的具有保存价值，以物质实体为载体的物品档案。单位获得的均应归档，由档案馆永久保存。个人获得的则在征得本人同意后，可将原件归入档案馆永久保存。

2、实物档案按其内容、形式进行分类、编目。贵重实物档案必须专柜保管。

3、归档单位应准确填写归档目录一式二份，由交接双方签字后，各执一份存查。

4、各单位兼职档案人员要认真做好实物档案的收集工作。实物档案的归档时间应在实物档案产生的三个月内向档案馆移交，填写归档清单一式两份，由归档双方各执一份存查。

（十一）人物档案RW（学校各部门）

1、主要包括人物档案范畴的个人，在教学科研、党政管理活动中形成的如著作、论文、笔记、照片、实物等材料。

2、人物档案由本人（或家属）及所在部门负责收集、整理和归档；部门撤销（合并），由部门保存的实物档案应与其它档案材料一并向档案馆移交。

 

第五章  归档和移交

第十八条  立卷完成，须经立卷部门（单位）档案工作分管领导审核。部门领导应按要求认真检查已归档的文件材料的质量，对不符合要求的应责令改正，对文件短缺的应协助档案员设法补全。最后，部门领导应在《备考表》上签字。

第十九条  兼（专）职档案人员将自己整理好的文件材料送档案馆，由档案馆人员进行检查，检查合格后打印卷内目录，拟写案卷标题，然后装订成卷，按时向档案馆归档。

第二十条  案卷移交档案馆。双方应办理交接手续，对不符合质量要求的案卷，应退回立卷部门重新整理后再归档。

第二十一条  文件材料形成部门和课题组立卷归档是欧博档案工作的基本制度和基础，各相关部门必须分工明确，协同配合。学校分管档案工作的校领导、各部门分管档案工作的负责人要加强对本部门人员的档案意识教育，要把涉及相应范围的档案工作纳入学校和部门工作规划、计划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

 

第六章  附  则

第二十二条  本办法由学校档案馆负责解释。