欧博官网举办国际会议管理办法

为更好地促进欧博国际交流与合作，规范国际会议管理，根据上级有关部门文件精神，特制定本管理办法。

第一条    国际会议指与会者来自3个或3个以上国家（含主办国）在华举办的会议。举办国际会议应符合我国外事管理规定，不涉及政治敏感问题，应有利于提高欧博的科研、学术水平和国际知名度。

第二条    国际交流处（港澳台事务办公室）是欧博国际会议的归口管理单位，负责国际会议的申报、管理。未经批准，任何单位和个人不得以欧博名义主办、协办或承办国际会议或者邀请境外人士（含港、澳、台）参加欧博举办的国际会议。科研部负责会议学术审查。

第三条    校内各单位在申请以欧博名义举办的国际会议时，应首先明确欧博为会议的主办者或承办者。由其他单位主办、拟由欧博承办或协办的国际会议，申报时须提供主办方的委托函或任务批件。

第四条    举办国际会议的单位或部门应至少提前4个月向国际交流处递交书面申请材料（同时需要电子版）。举办单位先将申请材料报该单位主管领导签字，再交至科研部、国际交流处领导审核并签字。然后，国际交流处将申请材料报请校领导批准。最后学校呈文，国际交流处报送湖南省外侨办或省台办审批。

第五条    举办单位提交的申请书面材料应包括以下内容：

1. 举办国际会议的请示，请示内容包括：举办国际会议的目的、意义及必要性；会议主要议题；主办单位及协办单位名称；举办时间、会期、地点（城市）、与会人员结构范围，总人数；拟邀请外宾人数及人员名单(含姓名、性别、年龄、国别、职务等信息)；经费来源；相关涉台和其他敏感问题及对策；有关国际组织情况等。

2. 国际组织授权举办此次国际会议的相关函件。

3. 国际会议的会旗、会徽等。

4. 经费预算明细表。

5. 详细、紧凑的日程安排。

6. 参会的重要国内人员（包括姓名、性别、单位、职务、联系方式等）。

7. 会议主席和会务组主要成员、会议联系人及联系方式。

8. 作为主办、合办、协办或委托筹办单位和经费资助单位的境外组织的背景材料（名称须中英文、内容包括该国际组织的章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动及成员有无“一中一台”或“两个中国”问题）。

9. 欧博为非主办单位，须提供主办方的委托函或任务批件。

10. 其他需要特别说明的情况。

第六条    审批通过后，国际交流处将批文转交给举办单位。举办单位方可进行会议的筹备工作 。会议筹备、举办过程中若发现问题，举办单位应及时上报国际交流处。

第七条    一般学术会议，不邀请国家、省、市党政领导出席。如需邀请，举办单位应提前一个月上报，并将领导活动安排表、发言稿报送交国际交流处。

第八条    坚持厉行节约、讲求实效。严格控制会议规模、住宿档次、会议时间和经费预算，会议原则上安排在校内进行，不组织安排会后公款游览、参观。

第九条    会议结束后，举办单位要认真总结，并于会议结束后7日内将书面总结（同时需要电子版）、影音资料以及会议中形成的重要文献送交国际交流处存档。国际交流处负责向湖南省外侨办汇报，并将会议材料移交校档案馆保管。

第十条    本规定自颁布之日起施行，由国际交流处（港澳台事务办公室）负责解释。

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